综合档案室致毕业生同学的一封信
毕业生同学：
你们好！2012届毕业生同学即将完成学业毕业离校，为了使大家能更好的了解毕业生档案有关事宜，特将学院相关工作要求通知如下：
1、学生档案是构成人事档案材料的重要组成部分，按国家及燕山大学里仁学院管理规定，只能通过机要局转递，不允许个人自带。燕山大学里仁学院毕业生档案邮寄工作自毕业生离校之日起至7月中旬结束，档案由秦皇岛市机要局以机密件形式寄出，自邮出之日起10日左右即可到达寄送单位。机要交寄单在秦皇岛市机要局与学院综合档案室各存一份，以备留查。
2、秦皇岛市机要局规定：机要交寄单保管期限为一年，查询有效时间为一年，请毕业生在有效期内查询。
3、学院邮寄毕业生档案的原则按报到证所派遣的单位名称将档案邮寄到所在地，对邮寄档案单位和地址有异议的毕业生请及时与辅导员核对邮档信息，避免错寄而贻误办理报到手续。
学生档案转寄单位名称、地址、邮编的填写必须详细具体准确，一旦有误将导致毕业生档案转寄过程中投递和接收的困难。有人事档案保管权的单位（如国企、事业单位等）可写单位名称与地址，无人事保管权的单位（如三资企业、个体私营企业等）应填写其委托保管档案的单位名称与地址，如某人才市场或人才交流服务中心等。
4、离校时未落实工作单位与去向的毕业生，可以选择档案回原籍或者申请留校托管，申请留校托管需填写《2012届毕业生档案托管学校告知书》，托管年限最长为2年，期间如未办理档案转递手续，2年保管期满后综合档案室将档案转递至学生生源地人事部门。
5、毕业生可于7月底登录燕山大学里仁学院网站首页“快速通道”—“档案查询”，正确输入姓名、出生日期即可查询档案邮寄信息。链接网址：http://stc.ysu.edu.cn/department/office/dacx.asp
6、学院不予接收毕业生因个人原因与就业单位解除劳动合同或就业协议的退档。毕业生与用人单位协商办理解约时，需同时办理档案移交手续。毕业生如解约后尚未落实就业单位，改派后可由就业单位将档案寄回原籍所在地市的人才交流中心。
7、毕业生请在离校后三个月内按报到证所派遣的单位名称核查档案是否寄达。核查后，档案确实未邮寄到相关单位，9月份开学后速与学院综合档案室联系。
8、2010年以前毕业学生档案留校托管满两年且材料完整的档案将以机要方式寄至生源地人事部门。请往届毕业生注意查询。
9、综合档案室暑期期间每周四上午安排值班，值班时间：每周四上午，值班地点：行政楼326室，电话0335-8387610。
综合档案室
2012年6月1日
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