关于做好2012届毕业生档案发放工作的通知
各系及相关学生部门：
燕山大学里仁学院2012届毕业生分配工作即将开始，为了更好配合综合档案室做好毕业生档案发放工作，避免在毕业生档案封装和机要文件交寄单填写中出现不规范现象，影响档案正常发放，综合档案室现提出各阶段的工作要求，希望各系及相关部门按此要求完成。
一、集中整理的前期准备（6月14日-25日）
1、辅导员要将每位毕业生的第四学年考评表、毕业生登记表、毕业生体检表、成绩单、学位认定表、报到证底联六项材料集中在一起。如果毕业生是正式党员，要将党员档案与前六项集中到一起（预备党员档案自带）。
2、综合档案室将就业指导中心就业信息库与教务部学籍库对接，将电子版数据内容传至各系进行核对（包括姓名、学号、专业班级、出生日期、档案接收地址等信息）。学生核实档案接收单位地址，如就业单位不能接收档案，而采取挂靠所在地区人事局或人才交流中心的，在填写档案发放地址时只填写档案接收单位，不填写就业单位。
有人事档案保管权的单位（如国企、事业单位等）可写单位名称与地址，无人事保管权的单位（如三资企业、个体私营企业等）应填写其委托保管档案的单位名称与地址，如某人才市场或人才交流服务中心等。
3、填写《燕山大学里仁学院学生档案发放登记表》，离校时未落实工作单位与去向的毕业生，需在学校保留档案的填写《2012届毕业生档案托管学校告知书》。
二、集中装档、分类阶段（6月26日-7月3日）
（一）集中装档
各系辅导员按照档案室的时间安排到综合档案室进行集中装档，参照档案卷内目录的顺序进行排列，并在目录上做相应的登记。
时间
系部
6月26日
机械工程系
6月27日
电气工程系
6月28日
电子工程系
6月29日
建筑环境与化学工程系
7月2日
经济管理系
7月3日
文法外语系
（二）填写机要信封
1、在填写档案发放地址时，应按照“所在城市+档案接收单位（+部门）”的格式顺序填写。档案接收单位必须是全称，不能简写。单位所在街道门牌号等可写也可不写，但不能以邮政信箱号或街道门牌号代替档案接收单位名称。
2、机要信封正面左下角的基本信息栏，请各系务必填上，以便将来出现退档等特殊情况时能及时处理。
（三）、档案分类
1、秦市以外就业和回原籍学生档案：按照就业协议书和报到证的地址发送。
2、秦市以外考研学生档案：按照调档函的地址发送。
3、在秦市就业学生档案：由专人统一派送到秦皇岛市人力资源与社会保障局和开发区人事局。
4、考取燕大研究生学生档案：由专人统一派送到各学院。
5、签省人才学生档案：省人才专程来校领取。
6、留校学生档案：包括暂未落实就业单位的学生档案和因欠学分、欠学费原因造成档案不完整的学生档案。
（四）填写机要文件交寄单
只有秦市以外就业、考研、回原籍的学生档案发送需要填写机要单，机要单的填写要求一式两份。
1、由于机要文件交寄单上的机要编号是逐行打印的，不能出现跨行填写的现象，在填写“收件单位名称及住址”时，按照“所在城市+档案接收单位全称”格式填写即可。如发往“湖南省长沙市国防科技大学航天与材料工程学院”的学生档案，在填写时，只需写成“长沙市国防科技大学”即可，在机要信封上需填写详细的档案接收单位地址。
2、机要文件交寄单还有以下几项需要填写：
（1）寄件单位：直接填写档案所属系
（2）件数：统一在“机”栏划“√”
（3）发件单位：此栏统一写专业班级、姓名（以便将来查询）
（4）机要通信编号：是机要部门用于录入机要号的，各系在填写时务必要空着。
（5）登记人：为各系辅导员。
（6）送件人：综合档案室工作人员。
3、关于机要文件交寄单填写时的几点建议：
（1）建议在填写交寄单前，先将学生档案按照就业单位提前分类，尽量把在同一单位就业的学生档案放在一起。
（2）建议在填写交寄单时，不填写页数，而把“10”的整数倍的学生档案按照机要交寄单上的顺序依次排放，并与相应的交寄单打包在一起。
三、审核阶段（7月4日-6日）
主管学生档案的领导带领专人对毕业生档案的完成情况进行审核把关。
四、机要档案袋密封阶段（7月9日-10日）
综合档案室的工作人员再次核实档案内容是否完整，确认无误后，除留校学生档案外均需用胶水密封，留校学生档案不封口。
五、档案发送阶段（7月11-13日）
综合档案室的工作人员负责将密封好的档案分类发送。
六、其他说明
1、毕业生可以将档案留在学院保管2年，但2年保管期内学院不能为学生开具政审等材料（因此时间学生已离校不在学校管理范围内），只能办理档案迁出手续。2年保管期过后学生如未办理迁出，由档案室以机要方式将留档档案发送至学生生源地。申请留档学生填写《2012届毕业生档案托管学校告知书》。
2、学生档案是国家规定的机密文件，只能通过机要局转递，不允许个人自带或请人代领，但档案接收单位在秦皇岛市区的，不通过机要形式投递。
3、机要文件查询期限为一年，且只能在档案发出一个月后才能查询。建议广大毕业生在毕业发档后3个月内及时与档案接收单位联系，查询自己的档案是否妥投。如经查询接收单位确实未收到档案的，可与学院综合档案室（8387610）联系，查询档案邮寄的机要号及地址（注：直接登录里仁学院主页查询档案邮寄信息）。
附件：《2012届毕业生档案托管学校告知书》
燕山大学里仁学院综合档案室
2012年6月1日
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