关于做好2013届毕业生档案工作的通知
各系及相关部门：
为了保障毕业生档案工作高效有序进行，避免出现错误和不规范现象，影响档案工作进程，综合档案室现结合2013届毕业生档案工作实际提出各阶段的工作要求和提示，请相关部门认真做好落实。
一、集中整理的前期准备（6月14日-24日）
1、辅导员要将每位毕业生的第四学年考评表、毕业生登记表、毕业生成绩单、毕业生体检表、报到证底联、学位认定表六项材料集中在一起，如果毕业生是正式党员，要将党员档案与前六项集中到一起（预备党员档案自带）。
2、综合档案室将就业指导中心就业信息库与教务部学籍库对接，将电子版数据内容传至各系进行核对（包括姓名、学号、专业班级、出生日期、档案接收地址等信息）。学生核实档案接收单位地址，如就业单位不能接收档案，而采取挂靠所在地区人事局或人才交流中心的，在填写档案发放地址时只填写档案接收单位，不填写就业单位。
有人事档案保管权的单位（如国企、事业单位等）可写单位名称与地址，无人事保管权的单位（如三资企业、个体私营企业等）应填写其委托保管档案的单位名称与地址，如某人才市场或人才交流服务中心等。
3、填写《燕山大学里仁学院学生档案发放登记表》，离校时未落实工作单位与去向的毕业生，需在学校保留档案的填写《2013届毕业生档案托管学校告知书》。
二、集中装档、分类阶段（6月25日-7月2日）
（一）集中装档
毕业班辅导员按照时间安排到综合档案室进行集中装档，参照档案卷内目录的顺序进行排列并登记。
时间
系部
6月25日
文法外语系
6月26日
经济管理系
6月27日
建筑环境与化学工程系
6月28日
电子工程系
7月1日
电气工程系
7月2日
机械工程系
（二）填写机要信封
1、在填写档案发放地址时，应按照“所在城市+档案接收单位（+部门）”的格式顺序填写。档案接收单位必须是全称，不能简写。单位所在街道门牌号等可写也可不写，但不能以邮政信箱号或街道门牌号代替档案接收单位名称。
2、机要信封正面左下角的基本信息栏需填写完整，以便将来出现退档等特殊情况时能及时处理。
（三）、档案分类
1、秦市以外就业和回原籍学生档案：按照就业协议书和报到证的地址发送。（备注：机要）
2、秦市以外考研学生档案：按照调档函的地址发送。（备注：机要）
3、在秦市就业学生档案：由专人统一派送到秦皇岛市人力资源与社会保障局。（备注：秦市人社局）
4、考取燕大研究生学生档案：由专人统一派送到各学院。（备注：燕大研究生）
5、签省人才学生档案：省人才专程来校领取。（备注：省人才）
6、留校学生档案：包括暂未落实就业单位的学生档案。（备注：留校）
7、未毕业学生档案：因欠学分、欠学费原因造成档案不完整的学生档案。（备注：未毕业）
（四）填写机要文件交寄单
只有秦市以外就业、考研、回原籍的学生档案发送需要填写机要单，机要单的填写要求一式两份。
1、由于机要文件交寄单上的机要编号是逐行打印的，不能出现跨行填写的现象，在填写“收件单位名称及住址”时，按照“所在城市+档案接收单位全称”格式填写即可。如发往“湖南省长沙市国防科技大学航天与材料工程学院”的学生档案，在填写时，只需写成“长沙市国防科技大学”即可，在机要信封上需填写详细的档案接收单位地址。
2、机要文件交寄单还有以下几项需要填写：
（1）寄件单位：直接填写档案所属系
（2）件数：统一在“机”栏划“√”
（3）发件单位：此栏统一写专业班级、姓名（以便将来查询）
（4）机要通信编号：是机要部门用于录入机要号的，各系在填写时务必要空着。
（5）登记人：为各系辅导员。
（6）送件人：综合档案室工作人员。
3、关于机要文件交寄单填写时的几点建议：
（1）建议在填写交寄单前，先将学生档案按照就业单位提前分类，尽量把在同一单位就业的学生档案放在一起。
（2）建议在填写交寄单时，不填写页数，而把“10”的整数倍的学生档案按照机要交寄单上的顺序依次排放，并与相应的交寄单打包在一起。
三、审核阶段（7月3日-5日）
学院领导带领专人对毕业生档案的完成情况进行审核把关。
四、机要档案袋密封阶段（7月8日-12日）
综合档案室再次核实档案内容是否完整，确认无误后，除留校学生档案外均需用胶水密封，留校学生档案不封口。
五、档案发送阶段（7月15日-17日）
综合档案室负责将密封好的档案分类发送。
六、其他说明
1、毕业生可以将档案留在学院保管2年，但2年保管期内学院不能为学生开具政审等材料（因此时间学生已离校不在学校管理范围内），只能办理档案迁出手续。2年保管期过后学生如未办理迁出，由档案室以机要方式将留档档案发送至学生生源地。申请留档学生填写《2013届毕业生档案托管学校告知书》。
2、学生档案是国家规定的机密文件，只能通过机要局转递，不允许个人自带或请人代领，但档案接收单位在秦皇岛市区的，不通过机要形式投递。
3、机要文件查询期限为一年，且只能在档案发出一个月后才能查询。建议广大毕业生在毕业发档后3个月内及时与档案接收单位联系，查询自己的档案是否妥投。如经查询接收单位确实未收到档案的，可向学院综合档案室（8387610）问明发档日期后，与综合档案室李老师联系，查询档案邮寄的机要号及地址（注：直接登录里仁学院综合办公室主页查询档案邮寄信息）。http://stc.ysu.edu.cn/department/office/dacx.asp
附件：《2013届毕业生档案托管学校告知书》
燕山大学里仁学院综合档案室
2013年6月8日
来源：综合档案室 作者：综合档案室更多有关"档案,机要,填写,档案室,单位"的文章请点击进入燕山大学里仁学院新闻中心查看